De knelpunten in de praktijk
Bij Zorggroep Sint Maarten is het bestelproces complex en tijdrovend geworden. Vaak is het voor zorgmedewerkers lastig te achterhalen of een artikel al door een collega besteld is en wanneer het precies binnenkomt. Daarnaast schiet in de dagelijkse hectiek het 'binnenmelden' van leveringen er weleens bij in. Het gevolg? Facturen stagneren en de financiële administratie is onnodig veel tijd kwijt aan het uitzoeken en nabellen. Deze knelpunten vragen om een slimme en gebruiksvriendelijke oplossing waarbij Zorggroep Sint Maarten is uitgekomen bij ik ben marq®.
Bestellen met één druk op de knop
De slimme besteloplossing ik ben marq® digitaliseert en automatiseert het voorraadbeheer én het bestelproces, dankzij koppelingen met bestaande systemen van o.a. Mediq en Spend Cloud. Elke voorraadkast krijgt een digitaal schaplabel. Met één druk op de knop bestellen zorgmedewerkers direct nieuwe voorraad bij Mediq. Zo houden zij meer tijd over voor de zorg.
Samen bouwen aan de implementatie
Om het nieuwe systeem optimaal te laten aansluiten op de werkvloer, pakt Zorggroep Sint Maarten de pilot serieus aan. Voorafgaand is het huidige bestelproces grondig geanalyseerd om de knelpunten en besparingskansen scherp in beeld te krijgen. In de aanloop naar de pilot zijn de volgende belangrijke mijlpalen geformuleerd:
Projectstart en kick-off: In deze eerste stap worden de scope en doelen bepaald. Om het project in goede banen te leiden, heeft Zorggroep Sint Maarten gerichte lokale en centrale projectgroepen samengesteld en een overkoepelende stuurgroep aangewezen. Daarnaast worden stakeholders van andere afdelingen en medewerkers zoveel mogelijk vanaf het begin meegenomen en geïnformeerd. Om iedereen goed voor te bereiden op de nieuwe werkwijze, wordt er bovendien een demo-opstelling op de locaties geplaatst.
Technische voorbereiding: Samen met de centrale projectgroep (bestaande uit specialisten van ICT, Financiële Administratie, Facilitair en BI) bereiden we de technische achterkant voor. Er wordt gekeken naar de dekking van het huidige netwerk en welk formaat labels het beste in de voorraadkasten passen. Om de administratieve rompslomp te verminderen, wordt er bovendien een koppeling gemaakt met Spend Cloud en de monitoring via BI-tooling.
Assortiment en data: De lokale projectgroep (locatiemanagers, kwaliteitsverpleegkundigen en de zorgmedewerkers die daadwerkelijk bestellen) bepaalt samen met Inkoop en hulpmiddelenleverancier Mediq het optimale lokale assortiment. Dankzij de koppeling met de systemen van Mediq kunnen zorgmedewerkers straks in de voorraadkast, met één simpele druk op het digitale schaplabel, direct nieuwe producten bestellen bij Mediq.
Fysieke installatie: Zodra alles digitaal is ingeregeld, worden de labels daadwerkelijk opgehangen en uitgebreid getest. Dit gebeurt uiteraard in nauwe samenwerking met de medewerkers op de locaties.
Op naar de livegang
De komende tijd wordt er achter de schermen keihard gewerkt om alles in gereedheid te brengen voor de livegang. Omdat een nieuw systeem in de praktijk best even wennen is, worden er bovendien praktische, korte workshops georganiseerd voor alle betrokken medewerkers en staat er een demokast om het nieuwe systeem alvast te ontdekken.
Dit is deel 1 van onze reeks Van rompslomp naar rust. Blijf ons volgen voor deel 2 (de livegang) en deel 3 (de eerste resultaten)!
